0

Uncategorized

Tugas Sistem Informasi Manajemen

Tugas Mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

Tugas Case 4 Renaldo (Edisi Revisi)

Kasus 4

JetBlue dan Veterans Administration: Titik kritis dalam Proses TI.

Ketika kebanyakan orang berpikir tentang teknologi informasi, perangkat lunak, dan perangkat keras segera datang ke dalam pikiran kita. Sementara ini tentu penting, baik dalam proses TI tersebut, terutama bagi mereka yang perlu keluar dari situasi bencana, juga penting. Yang terpenting, ini harus dilihat dalam sebelumnya, dan tidak setelahnya, mereka dibutuhkan. Sebagai contoh, kembali ke Februari 2007, ketika JetBlue Airways terpaksa membatalkan lebih dari 1.000 penerbangan setelah badai es.

“Untuk itu, kami tidak memiliki cukup dari rumah-kantor kami karyawan atau anggota kru yang dilatih pada sistem reservasi kami, jadi sementara kami mengirim orang ke bandara untuk membantu, yang kami rasa baik, namun mereka tidak dilatih untuk benar-benar menggunakan sistem komputer. Jadi kita akan melalui proses sekarang di mana kita secara aktif pelatihan para anggota kru, “kata juru bicara Eric Brinker. Maskapai yang memberikan diskon juga merupakan suatu proses memperluas kemampuan anggota awaknya untuk menerima pemesanan sehingga mereka dapat menerima panggilan yang lebih banyak. “Kami pada dasarnya tidak tahu,” kata Brinker. “Kami sedang bekerja pada sebuah sistem untuk dapat secara otomatis memberitahukan mereka lebih baik untuk melakukan panggilan telepon.”

Di tengah krisis, departemen TI JetBlue mengembangkan sebuah database yang memungkinkan tim penjadwalan perusahaan penerbangan untuk meningkatkan multitasking. “Mereka menerima ribuan panggilan telepon dari anggota kru kami, dan kami menciptakan sebuah database untuk masuk dalam keberadaan anggota kru kami. Maka informasi yang akan sinkron dengan informasi tentang anggota kru yang berada di sistem utama, “kata Brinker. “Sekarang, selama situasi cuaca, penerbangan kami dan awak penerbangan dapat menghubungi kami dan memberi kami lokasi di mana mereka berada, dan kita dapat mulai membangun kembali agar maskapai penerbangan segera menggunakan alat ini. Kami melakukannya dengan referensi silang dimana anggota kru mengatakan mereka dibandingkan tempat komputer mengatakan mereka, yang tidak selalu sinkron. ”

Brinker mengatakan maskapai itu pernah mengalami krisis penuh sebelumnya, jadi itu tidak diperlukan untuk menggunakan jenis database. “Sistem, yang dikembangkan dalam 24 jam dan diimplementasikan di tengah krisis JetBlue, kini telah diimplementasikan sebagai full-time system,” katanya. “Itu merupakan peningkatan di balik layar yang nyata bagi kedua anggota kru kami dan pelanggan,” katanya. JetBlue juga meningkatkan cara berkomunikasi dengan pelanggan, termasuk mendorong peringatan penerbangan otomatis kepada pelanggan melalui e-mail dan perangkat mobile.

Bahkan tampaknya proses yang lebih kecil dan kurang kritis dapat memiliki konsekuensi dari besarnya di dunia yang saling terkait di mana kita hidup. Pada bulan September 2007, dalam sidang House Committee on Veterans’ Affairs, anggota parlemen belajar tentang kegagalan sistem terjadwal yang mencatat aplikasi kunci di 17 Veterans Administration (VA) fasilitas medis untuk sehari. Dr Ben Davoren, direktur informatika klinis untuk San Francisco VA Medical Center, menandainya sebagai “Ancaman teknologi yang paling signifikan untuk keselamatan pasien VA yang pernah dimiliki.” Namun bertumbuh dari perubahan sederhana dalam prosedur manajemen yang tidak perlu diikuti. Perubahan kecil tercatat berakhir menjatuhkan aplikasi pasien primer di 17 pusat medis VA di California utara.

Rinciannya terkena betapa menantang itu adalah untuk efek perubahan besar dalam organisasi yang kompleks dari ukuran kantor VA bagian Informasi & Teknologi (OI & T). Dimulai pada Oktober 2005 dan awalnya dijadwalkan akan selesai pada Oktober 2008, “reformasi” dari organisasi TI di VA yang terlibat beberapa tujuan substansial. Sebagai bagian dari upaya reformasi, VA berupaya mengalihkan kontrol lokal dari infrastruktur operasional TI untuk daerah pusat pengolahan data.

 

Secara historis, masing-masing dari 150 atau lebih pusat-pusat medis dijalankan oleh VA memiliki sendiri layanan TI, otoritas anggaran sendiri, dan staf sendiri, serta kemandirian berkaitan dengan bagaimana infrastruktur TI berevolusi. Semua keputusan tentang TI dibuat antara seorang pejabat TI kepemimpinan lokal dan direktur bahwa pusat medis tertentu. Sementara yang dibuat di tempat staf TI responsif terhadap kebutuhan lokal, itu membuat standardisasi di situs hampir mustahil di berbagai bidang seperti administrasi keamanan, infrastruktur dan pemeliharaan, dan pemulihan bencana.

Pada pagi hari tanggal 31 Agustus 2007, staf di pusat-pusat medis di seluruh California utara memulai hari kerja mereka dengan cepat menemukan bahwa mereka tidak bisa masuk ke sistem pasien mereka. Aplikasi pasien primer, Vista dan CPRS, tiba-tiba menjadi tidak tersedia. Vista, yang merupakan singkatan dari Veterans Health Information Systems and Technology Architecture (Sistem Informasi Kesehatan Veteran dan Arsitektur Teknologi), adalah sistem VA untuk menjaga catatan kesehatan elektronik. CPRS, Computerized Patient Record System (Sistem Komputerisasi Rekam Pasien), adalah Seperangkat aplikasi klinis yang memberikan pandangan antar departemen dari setiap catatan kesehatan masing-masing pasien. Ini termasuk real-time untuk pengecekan sistem, sistem pemberitahuan untuk memperingatkan dokter dari peristiwa penting, dan sistem pengingat klinis. Tanpa akses ke Vista, dokter, perawat, dan lain-lain tidak mampu untuk menarik catatan pasien.

“Ada banyak perhatian pada tanda-tanda dan gejala dari masalah dan sangat sedikit perhatian pada apa yang sangat sering langkah pertama yang Anda miliki dalam mendahulukan sebuah insiden TI, yang adalah, ‘Apa hal terakhir yang harus diubah dalam lingkungan ini “Direktur Eric Raffin katanya.

Fasilitas medis yang terkena dampak langsung diimplementasikan pada rencana kontingensi lokal mereka, yang terdiri dari tiga tingkatan: yang pertama dari mereka adalah mengalihkan data dari Data Center Sacramento ke Denver Data Center, menurut Bryan D. Volpp, kepala asosiasi staf dan klinis informatika. Volpp berasumsikan bahwa data center di Sacramento akan pindah ke tingkat pertama dari cadangan-beralih ke pusat data Denver. Itu tidak terjadi.

 

Pada hari itu, situs Denver tidak pernah tersentuh oleh pemadaman sama sekali. Ke-11 situs yang berjalan di daerah yang mempertahankan operasi normal mereka sepanjang hari. Jadi mengapa tidak tim Raffin membuat keputusan untuk gagal ke Denver? “Apa tim di Sacramento ingin menghindari penempatan risiko pada 11 lokasi yang tersisa di lingkungan Denver, fasilitas yang masih beroperasi tanpa gangguan. Masalahnya bisa saja terkait dari perangkat lunak, “kata Raffin. Dalam hal ini, masalahnya mungkin telah menyebar ke fasilitas VA Denver, juga. Karena kelompok Sacramento tidak bisa mencari titik masalah, mereka membuat keputusan untuk tidak mengalihkan data tersebut.

Greg Schulz, analis senior di The Storage I/O Group, mengatakan kerentanan utama dengan mirroring adalah persis apa Raffin ditakuti. “Jika saya merusak salinan utama saya, maka saya adalah cermin rusak. Jika saya memiliki salinan di St Louis dan salinan di Chicago dan mereka mereplikasi secara real time, mereka berdua rusak, mereka berdua dihapus. “Itulah mengapa salinan point-in-time diperlukan, Schulz melanjutkan. “Saya memiliki semua yang saya butuhkan untuk mendapatkan kembali ke negara yang dikenal.”

Menurut Volpp, “gangguan sangat mengganggu operasi normal kami, terutama dengan perawatan rawat jalan dan tidak sabar dan farmasi.” Kurangnya catatan elektronik mencegah penduduk di sekitar mereka untuk mengakses data grafik pasien untuk meninjau hasil hari sebelum atau tambahkan perintah. Perawat tidak bisa menyerahkan dari satu beralih ke lain melalui Vista, karena mereka terbiasa. Pembuangan harus ditulis dengan tangan, sehingga pasien tidak menerima daftar normal instruksi atau obat, yang biasanya diproduksi secara elektronik.

Volpp mengatakan bahwa dalam beberapa jam berhenti kerja, “sebagian besar pengguna mulai merekam dokumentasi mereka di atas kertas,” termasuk resep, pesanan laboratorium, formulir persetujuan, dan tanda-tanda vital dan pemutaran. Ahli jantung tidak bisa membaca EKG, karena mereka biasanya ulasan online, juga tidak bisa mereka memesan, update, atau menanggapi konsultasi.

 

Di Sacramento, kelompok perusahaan akhirnya dapat mengatasi atas apa yang terjadi yang menyebabkan penghentian kerja ini. “Satu tim meminta perubahan harus dibuat oleh tim lain, dan tim lainnya membuat perubahan,” kata Raffin. Ini melibatkan konfigurasi port jaringan, tetapi hanya sejumlah kecil orang tahu tentang hal itu. Lebih penting, kata Raffin. “Permintaan perubahan yang sesuai belum selesai. “Masalah prosedural berada di titik masalah. “Kami tidak memiliki dokumentasi yang kami harus memiliki,” katanya. Jika dokumentasi untuk mengubah port telah ada, Raffin mencatat, “bahwa akan menyebabkan kita untuk sangat cepat memberikan beberapa korelasi acara: Lihatlah jam, perhatikan ketika sistem mulai menurunkan, dan kemudian berhenti dan menyadari apa yang kita benar-benar perlukan untuk melakukan perubahan-perubahan kembali keluar, dan sistem akan memiliki kemungkinan dikembalikan sendiri dalam waktu singkat. ”

Menurut Evelyn Hubbert, seorang analis di Forrester Research Inc, pemadaman yang melanda VA tidak jarang. “Mereka tidak membuat berita halaman depan karena itu memalukan.” Lalu, ketika sesuatu terjadi, katanya, “Ini adalah efek domino lengkap. Sesuatu turun, sesuatu yang lain turun. Itu sayangnya merupakan kekhasan untuk banyak organisasi. “Schulz setuju. “Anda dapat memiliki semua software terbaik, semua hardware terbaik, ketersediaan tertinggi, Anda dapat memiliki orang-orang terbaik,” kata Schulz. “Namun, jika Anda tidak mengikuti latihan terbaik, Anda dapat membuat semua itu tidak berguna.”

 

Pertanyaan Studi Kasus
1.Eric Brinker dari JetBlue mencatat bahwa database yang dikembangkan selama krisis tersebut belum diperlukan sebelumnya karena perusahaan belum pernah mengalami kehancuran. Apa risiko dan manfaat yang terkait dengan pendekatan ini untuk perencanaan TI? Berikan beberapa contoh dari masing-masing.

Jawaban:

Database merupakan sekumpulan data dalam bentuk record yang disimpan dan digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengembangkan usahanya dalam berbagai kepentingan usaha. Bagi perusahaaan seperti JetBlue, masalah database menjadi sangat kompleks karena ada berbagai macam data yang harus digunakan dalam layanan penerbangan. Seperti masalah cuaca menjadi penting untuk dipertimbangkan dalam layanan penerbangan yang melibatkan awak penumpang dan awak penerbangan.  Resiko dari ketidakmampuan perusahaan dalam memanfaatkan database dapat mempengaruhi kinerja perusahaan layanan penerbangan, misalnya kasus pembatalan lebih dari 1000 penerbangan akibat badai es dan sistem reservasi pelanggan yang mengalami overload trafik data pelanggan. Namun pihak perusahaan dapat langsung mengantisipasi dengan cara manual. Melalui kerja sama dengan pihak operator yang memiliki informasi yang up-to-date dan sistem dispatcher yang tepat, kondisi overload sistem dapat segera ditangani. Adapun manfaat perusahaan dalam pembuatan database yang tepat adalah dapat memberikan kemudahan dalam menjalankan aktivitas operasional perusahaan. Melalui sistem database yang terintegrasi, perusahaan dapat berkomunikasi dengan berbagai pihak yang terkait, termasuk pelanggan yang menggunakan layanan penerbangan perusahaan. Pembelian dan perawatan sistem memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, namun investasi jangka panjang memang membutuhkan biaya tinggi dengan tingkat kegunaan yang dapat memberikan keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan, misalnya informasi mengenai cuaca yang berujung pada kesiapan jadwal penerbangan dan sistem otomatis untuk mengingat pelanggan mengenai jadwal penerbangan.
2.Dengan melihat ke belakang, kita sekarang tahu bahwa keputusan yang dibuat oleh Eric Raffin dari VA untuk tidak mengalihkan data ke situs Denver adalah yang benar. Namun, kegagalan terjadi untuk mengikuti prosedur cadangan ditetapkan. Dengan informasi yang ia miliki saat itu, alternatif lain apa yang dia bisa pertimbangkan? Kembangkan setidaknya dua dari alternatif tersebut.

Jawaban:

Kelancaran sistem menjadi kewajiban perusahaan dalam menjalankan aktivitas operasional perusahaan. Perusahaan yang menggunakan sistem yang terintegrasi harus dapat melakukan maintenance terhadap sistem yang menjadi inti penggerak jalannya aktivitas operasional perusahaan. Adapun berbagai prosedur yang wajib dilaksanakan dan dipatuhi untuk menjaga sistem agar dapat berjalan dengan baik. Prosedur tersebut biasanya dicatat dalam catatan standard operation prosedure yang lekat dengan sistem yang digunakan. Dalam kasus ini, Eric Raffin selaku direktur perusahaan, memutuskan untuk tidak mengalihkan data ke server lain, yaitu Denver karena masalah kegagalan sistem yang menerpa perusahaan layanan kesehatan VA belum dapat dipastikan secara tepat. Sistem tersebut berhubungan dengan tiap database perusahaan yang digunakan untuk berbagai kepentingan. Raffin tidak ingin mengorbankan dan membuat sistem di cabang lain mengalami gangguan lanjutan dari cabang di California Utara. Tiap cabang memiliki database yang berbeda-beda, sehingga Raffin tidak mau mengambil resiko dari gagalnya sistem back-up ke cabang lain. Apalagi data yang ingin di back-up memiliki file error yang tidak dibaca oleh sistem dan akan mempengaruhi kelancaran sistem di cabang lain.

Adapun alternatif tindakan yang dapat menjadi pertimbangan Eric Raffin untuk menghadapi kegagalan sistem yang terjadi di cabang California Utara yaitu dengan memback-up system error di dalam server baru yang memang menjadi server cadangan perusahan dalam menjalankan operasionalnya. Pelacakan system error dapat segera dilakukan perusahaan melalui evaluasi system record dari setiap tindakan yang dicatat dalam sistem. Database yang tercatat dalam server dapat diperiksa dan segera diperbaiki jika terjadi kegagalan maupun kesalahan input data yang tidak sesuai dengan prosedur. Setelah diperbaiki, sistem harus diperbaiki agar masalah serupa tidak terulang kembali.

 

3.Sebuah perubahan kecil didokumentasikan mengakibatkan runtuhnya sistem VA, terutama karena keterkaitan yang tinggi antara aplikasi. Apa sisi positif dari tingkat tinggi interkoneksi, dan bagaimana hal ini memberikan manfaat bagi pasien? Berikan contoh-contoh dari kasus ini untuk membenarkan jawaban Anda.

Jawaban:

Manfaat positif dari interkoneksi yang tinggi antar aplikasi, untuk memudahkan perputaran data dan informasi yang diperlukan bagi setiap sistem yang terhubung. Pasien juga dapat merasakan manfaat dari sistem yang terintegrasi melalui kecepatan dan ketepatan layanan rumah sakit, baik doktor maupun perawat dalam menangani setiap keluhan maupun penyakit yang berbeda satu sama lain antar pelanggan. Contoh melalui sistem aplikasi Vista dan CPRS, doktor, perawat, dan orang lain yang terhubung untuk melayani pelanggan dapat mengetahui informasi pelanggan yang telah ada pada setiap bagian departemen rumah sakit, yang termasuk sistem order-checking secara real-time, sistem peringatan atas kejadian pelanggan yang signifikan, dan sistem pengingat yang berhubungan dengan klinikal.

Adapun manfaat lain dari sistem yang memiliki interkoneksi yang tinggi yaitu memudahkan penyesuaian sistem dengan data yang dibutuhkan pada departemen lain. Database yang tercatat dalam sistem utama dapat segera digunakan pada sistem lain yang berhubungan dengan server utama sehingga dapat segera digunakan dan dapat diberikan hak untuk menambahkan informasi pada data tersebut. Sistem yang memiliki interkoneksi tinggi dapat melakukan sistem back-up yang cepat dan tepat. Pencatatan record dapat segera dideteksi dan direkam dalam sistem back-up yang dapat digunakan jika terjadi kegagalan sistem.

Leave a Reply

Blue Captcha Image
Refresh

*

Current ye@r *